5 tools voor samenwerking

E-mail dé tool voor samenwerken? 

Verreweg de meest gebruikte communicatie-tool in samenwerking is e-mail. Opvallend, want hiervoor is het niet ontwikkeld. Bovendien bevatten e-mails vaak open vragen die juist niet geschikt zijn voor beantwoording via de digitale snelweg maar in een overleg of sessie besproken moeten worden. 

Waarom blijven we e-mail dan toch gebruiken als samenwerk-tool? Veel zit in het bewustzijn. We zijn zo gewend een e-mail te sturen voor de kleinste dingen. Een groot nadeel van e-mail is dat het ons reactief maakt. Door het beantwoorden van e-mails als belangrijk onderdeel van ons werk te zien, laten we anderen onze tijdsbesteding bepalen. Hoog tijd om hier verandering in te brengen en op zoek te gaan naar de tools die wel écht bijdragen aan samenwerking. 

5 tools voor online samenwerken 

1. Confluence 

Confluence is een samenwerk platform (workflow applicatie) waar je alles wat je in een samenwerking tegenkomt kwijt kunt. Het is een betaalde applicatie met heel veel toepassingen waaronder: documentmanagement, kennisbibliotheek, agenda van teamleden en het hele team, templates en nog veel meer. Je organiseert werk in een kanaal of ‘space’ en raakt ook geen zaken meer kwijt. Je kunt gelijktijdig werken in documenten en ziet wat de ander doet. Er is een webapplicatie, maar ook een app en desktop software. Bij Confluence is het ook mogelijk om apps van bijvoorbeeld andere platforms of functionaliteiten te integreren. 

2. Slack

Slack is een gratis app en software platform ontwikkeld in de Verenigde Staten en heeft momenteel miljoenen gebruikers. In 'channels' kunnen teamleden informatie met elkaar delen en met elkaar chatten. Slack wordt veel gebruikt als verzamelpunt voor informatie rondom een thema (een channel). Met een klik op de knop kun je een interessant artikel, foto, video of gedachtegang plaatsen. Slack heeft uiterlijke kenmerken van een social network. Het biedt minder kansen om te ordenenen of om documenten uit te werken.  Wel is het mogelijk om andere applicaties te integreren. Zo kun je bijvoorbeeld de Google Drive app kan installeren, waarmee je de functionaliteit van Google Drive in Slack beschikbaar krijgt. Je hoeft dus minder en minder te schakelen tussen je software programma's om bij je informatie te kunnen. Verder kunnen alle teamleden alle informatie met elkaar delen, maar kan je ook bepaalde 'channels' juist met geselecteerde collega's delen. De volledige historie kan je terugzoeken, samenwerken aan documenten en opnemen van planningen is allemaal mogelijk. Veel creatieve bedrijven en start ups werken ermee, maar ook grote en gerenomeerde organisaties. 

 3. Google Drive & Docs 

De kracht van Google Drive zit in de combinatie met Google Docs, Spreadsheets, Presentaties en nog veel meer. Ook hier kan je apps koppelen aan je account, bijvoorbeeld een mindmap applicatie. Dus de functionaliteit is nog uit te breiden. Drive is wat minder geschikt voor het delen van berichten over alledaagse zaken of team berichten. Het is echter uitermate geschikt voor het online opslaan en online bewerken in co-creatie van alle documenten die je met een team genereert en oplevert. Het gebruiksvriendelijk en fijn werken, de historie in documenten wordt bijgehouden en net als Slack en andere applicaties, is er ook een app voor op de smartphone.  

4. Trello 

Trello is weer een andere apllicatie met een heel eigen stijl. In Trello werk je met borden in plaats van channels en spaces. Op een bord kun je heel gemakkelijk een project en projectplan visueel maken. Qua functionaliteiten en voorzieningen is het overeenkomstig met Slack of Confluence. De lay out en uitstraling spreekt mensen aan, die snel het overzicht willen hebben. In tegenstelling tot bijvoorbeeld Slack, waar je één kanaal (bijvoorbeeld website of marketing event) ziet en daar de timeline van voor je ziet, kan je bij Trello borden met verschillende aandachtsgebieden bij elkaar plaatsen en zo overzicht krijgen. Ook bij Trello kan je andere applicaties integreren en zo andere workflows uit software in Trello bekijken en bewerken. 

5. Monday

De vijfde applicatie die wij in dit artikel behandelen is Monday. Monday is dé app voor taak- en planningvoortgang. Bij de andere applicaties kun je dit ook zeker wel integreren en zichtbaar maken, maar in Monday is het visueel en bewerkbaar, met een hoge mate van overzicht op een project of bundeling van taken. Monday werkt ook in channels, daarin wordt de workflow van een team weergegeven. Deze channels laten ook de gehele historie zien, dus er kunnen geen zaken meer verloren raken en e-mail boxen hoeven niet meer doorzocht te worden. De software flexibel en aanpasbaar, dus een team heeft ook de mogelijkheid het meer naar de hand te zetten. 

De toekomst van samenweken

De ervaring leert dat e-mail gebruik sterk afneemt door het gebruik van een dergelijk workflow pakket. Vaak is het sterk om meerdere tools te combineren en te gebruiken waarvoor ze ontwikkeld zijn. Als je naar de toekomst kijkt, zie je dat er veel ontwikkeling in de samenwerkingsmogelijkheden aan zitten te komen. Artificiële intelligentie en verregaande automatisering van allerlei werkzaamheden zal onderdeel worden van ons leven. En wat te denken van de opkomst van VR en AR (Virtual Reality en Augmented Reality)? Of het gebruik van hologrammen? Samenwerken zal nog het één en ander aan verandering ondergaan, zoveel is wel duidelijk. Met deze applicaties kan je met gebruiksvriendelijke software alvast de eerste stappen zetten in het samenwerken van de toekomst.